新入社員や、電話対応に慣れていない社会人は、基本の電話マナーがどんなものなのかすら分からないことも多いと思います。
今回は、仕事上での電話対応の基本をお伝えします。
電話に出たら、最初に必ず自分の名前を相手に伝える
相手が誰なのか分からないと、用件を伝えても大丈夫な相手なのか不安になります。電話の相手が名乗る前に、自分の名前を名乗りましょう。
電話の相手が誰なのか・用件は何なのか・どうしてほしいのかを必ずメモする
電話対応で忘れてはいけないのがメモをとること！
メモをとらずに「覚えれるから」という理由で電話対応する方もいますが、個人的にはそういう方の伝言は信用できません。電話の相手にとってはものすごく重要な用件かもしれませんし、至急上司に伝えないといけない内容かもしれません。
メモをとる準備ができていない場合には、電話中に準備するか、「メモの準備をさせていただきますので、少々お待ちいただけますか？」と相手にお伝えしましょう。
メモをとった内容は最後に必ず復唱し確認する
メモをとっても、その内容が間違えていたら意味がありません。電話での聞き間違えはよくあります。（特に氏名や数字）
聞き間違えていないか必ず復唱しましょう。
「復唱させていただきます。○○ですね？」という風に。
相手の言葉に自分の言葉をかぶせない
相手が話しているときにかぶせて話をしないというのはできる方も多いかもしれませんが、自分が話しているときに相手がかぶせてきたとき、すぐに黙って相手の話を聞くというのはできていない人は多い気がします。
自分が伝えたいことを話しているのに、相手が話を被せてくるのは良い気持ちはしませんが、すぐに黙って相手の言葉に耳を傾けることが大切です。
相手が電話を切るまで切らない
相手が電話を切るまで待ちましょう。何分も電話を切る様子がない場合は、こちらから切っても大丈夫ですが、その際は一言「こちらからお電話失礼いたします」と言って切りましょう。
まとめ
今回は電話マナーの基本をお伝えしました。会社によって、電話対応の基本は異なりますので、できれば会社の先輩等の電話対応を盗み聞きして真似した方がいいのですが、今回お伝えした基本はどこの会社も共通の基本部分になります。
電話対応苦手という方も、この基本さえちゃんとできれば何も怖くありません。ぜひ、自ら進んで電話をとり、基本を身に付けていきましょう。
コメント